ブルズアイ図テンプレート
アイテムを異なる重要度や緊急度のマトリクスに分類し、より適切な決定を下せるようにしましょう。
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ブルズアイ図テンプレートについて
意思決定をする際、チームが優先する事柄を判断するのに苦労することがあります。一か八かの決断を下すような場合には特にそうなります。ToDo リストにあるタスクの全てが、運命の分かれ道となるプロジェクトであるかのように感じるのです。タスクに優先順位をつけられずにいると、チームメンバーが行き詰まりを感じたり、会議の効率が悪くなったり、士気が低下したりすることさえあります。
ブルズアイ図の詳細については引き続き以下をお読みください。
ブルズアイ図とは
ブルズアイ図は、チームが意思決定をする前に優先順位を明確にするためのシンプルなツールです。その名の通り、このダイアグラムはブルズアイ、つまり標的となる中心円のような形状をしています。最も内側にある円には最優先事項のものが置かれ、真ん中の円には優先度が中程度のもの、外側の大きな円には優先度が低いものが置かれます。
ブルズアイ図の長所は、行き詰まる可能性を排除することです。リストにある全てのタスクが最優先事項であるかのように感じると、チームは意思決定を簡単には下せなくなり、勢いがなくなってしまうのです。タスクに圧倒されて、チームは前に進めなくなります。しかし、ブルズアイ図があれば、そのデザインのおかげで問題点が解決されます。優先順位の高い項目を中心にある最小の円に分類すると、他の事柄に対する優先順位が強制的に低くなります。そのおかげでチームは、ずらりと並んだ最優先事項リストに圧倒されることがなくなるのです。
ブルズアイ図の活用方法
優先順位を確立し、重要な意思決定をし、プロセスについて理解し、チームと一緒に障害を取り除く必要がある場合には、ブルズアイ図を使用しましょう。チームで重要な意思決定をする際に、行き詰まることが多々あると思います。しかし、Miro のブルズアイ図を使用すれば、簡単に決定内容の細分化ができ、重要度や緊急度に応じてタスクを図に組み込むことができます。
ブルズアイ図を作成する
ホワイトボードにタスクを並べると、チームはブルズアイ図に追加された新しいタスクに関連する情報を素早く移動させることができます。ブルズアイ図のタスクに優先順位を付けた後は、必要に応じて整理したり並び替えたりすることができます。この図があれば、チームは関係性やカテゴリーを確認することができ、優先順位を考え直すこともできるのです。ブルズアイ図は、プロジェクトの優先順位を明確にするのに役立つわかりやすい図です。
ブルズアイ図を作成するのは簡単です。Miro のホワイトボードツールは、この作成や共有に最適なキャンバスです。まず ブルズアイ図テンプレートを選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
目標を立てます。
ブルズアイ図に記入する前に、チームは共通の目標を立てると良いでしょう。意思決定をしようとしているのですか？試練を乗り越えているのですか？優先順位をチーム内で調整する前に、目標をはっきりさせましょう。
タスクのリストを作成します。
目標を達成するのに必要なタスクをすべて考えてみましょう。順序は気にしなくても構いません。この段階では、タイムラインや優先順位付けは関係ありません。タスクを書き出すことだけに焦点を当てましょう。チームと一緒にブルズアイ図を作成している場合は、数分の時間をとって、それぞれのメンバーに自分のリストを作ってもらうと有益です。それから、タスクをマスターリストにまとめましょう。
最大の円に記入します。
優先順位の高いタスクについて判断することから始めると、行き詰まってしまうことがあります。その代わり、ブルズアイ図の最大の円に記入して、ハードルの低い事柄に焦点を当てましょう。タスクのリストを参照してください。目標を達成するのに不要なものはありますか？タスクの中に、「必要なもの」ではなく「なくても支障のないもの」はありませんか？グループとして話し合う前に、数分間の時間をとって、チームメンバーに優先順位の低い事項についてよく考えてもらいましょう。
真ん中の円に記入します。
次に、優先順位が中程度のタスクを考えてみましょう。これらの項目は、すぐに取り掛かる必要はありませんが、目標を達成するために重要なものです。優先順位が中程度の円は、優先順位の低い円よりも少し小さいため、タスクを絞り込むのがより難しくなります。チームメンバーと話し合って、意見を一致させましょう。
最小の円に記入します。
さあ、ミッションクリティカルな優先順位を確立させる時が来ました。これは最小の円なので、たくさんの事項を収めることはできません。タスクのリストを参照してください。優先順位の高いタスクを必要条件として考えてみましょう。つまり、
プロジェクトを完了するために、絶対に達成しなければならないタスクのことです。プロジェクトに不可欠なタスクはどれですか？チームメンバーと話し合って、タスクを完了し、目標を達成しましょう！
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優先順位マトリクステンプレート
活躍するシチュエーション:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
基本的な To Do リストよりもう少し機能が必要な場合、優先順位マトリクスを活用すると良いでしょう。優先順位マトリクステンプレートは、重要なタスクを判断するよう設計されているので、最も緊急性の高いニーズに集中して取り組むことができます。2x2 マトリクスでは、緊急性が高いあるいは低いタスクを完了させる必要があるかどうか、また重要度が高いまたは低いかどうかに基づいて、優先順位を入力します。これはプロジェクト管理と個人管理に同様に適用可能なので、優先順位マトリクステンプレートを活用して、ビジネスプロセスの改善、効率性の向上、障害の排除、運用上の無駄の削減を実施しましょう。