Arbeitsplan-Template
Definiere die Meilensteine eines Projekts und erstelle einen detaillierten Plan, um deine Ziele zu erreichen.
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Über das Arbeitsplan-Template
Was ist ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan ist im Wesentlichen eine Roadmap für ein Projekt. Er zeigt auf, welche Schritte du durchführen musst, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Zudem legt er nachweisbare Zielsetzungen und messbare Leistungsvorgaben fest. Ein effektiver Arbeitsplan führt dich durch den gesamten Projektlebenszyklus und bietet dir die Voraussetzungen, um in Zusammenarbeit mit deinem Team ein Ergebnis zu erreichen. Für deinen Workflow kannst du auch einen Zeitstrahl erstellen.
Lean Six Sigma ist ein Ansatz für die Optimierung von Geschäftsprozessen, der ursprünglich aus der Fertigungsindustrie stammt. Er zielt darauf ab, Verschwendung zu vermeiden, die Qualität zu verbessern und die Effizienz und den Produktwert zu steigern. Der Arbeitsplan ist ein Werkzeug, das dir bei der Planung von Projekten nach der Lean-Six-Sigma-Methodik helfen kann.
Die 4 Komponenten eines Arbeitsplans
Für einen zweckmäßig aufgesetzten Arbeitsplan benötigst du jede der folgenden Komponenten:
1. Ziele
Die Ziele sind der ultimative Zweck deines Projekts; kurz gesagt, was dein Team letztendlich erreichen soll. Dabei kann es sich um ein sehr spezifisches oder auch um ein breiter definiertes Ziel handeln.
2. Strategie
Deine Strategie spiegelt das große Ganze deines Projektplans wider, also was du implementieren wirst, um deine Ziele zu erreichen. Dazu gehören die Beschreibung deiner Ressourcen und deiner Einschränkungen und wie du deine Stärken nutzen wirst.
3. Taktik
Die Taktik umfasst die kleineren Entscheidungen, Techniken und Maßnahmen, die du einsetzen wirst, um deine breiter definierte Strategie zu erreichen. Hierzu gehören: die Definition von Aufgaben, die Identifizierung von Personen, die du dir für bestimmte Aufgaben wünschst, Anweisungen für die Umsetzung der Aufgaben und mehr.
4. Zu erbringende Leistungen
Zu erbringende Leistungen sind die spezifischen, zeitlich begrenzten Ergebnisse, die du gemäß der Definition deiner Gesamtstrategie mit bestimmten Aufgaben bewerkstelligen willst. Sie zeigen, ob du in Bezug auf deine Ziele im Zeitplan liegst.
So verwendest du das Arbeitsplan-Template
Da du nun alle einzelnen Komponenten eines Arbeitsplans kennst, sehen wir uns an, wie du sie alle verbindest. Verwende dieses Arbeitsplan-Template für deinen Einstieg und folge diesen Schritten:
1. Treffen mit Stakeholdern
Der vielleicht wichtigste Teil eines Arbeitsplans besteht darin, dass du Rückmeldungen von den richtigen Personen bekommst und keine Informationen übersiehst. Lade alle Teammitglieder, Stakeholder und Projektsponsoren zu einem Meeting ein und verwende dieses Treffen für Brainstorming, Überlegungen zum Zeitplan und die Ermittlung von Einschränkungen.
2. Ziele, Strategie, Taktik und zu erbringende Leistungen identifizieren
Nachdem du den Prozess mit den Projektbeteiligten im Detail besprochen hast, ist es an der Zeit, die Ziele, Strategien, Taktik und zu erbringenden Leistungen deines Plans zu ermitteln. Diese Faktoren sind das Herzstück des Arbeitsplans. Daher sollte der Großteil deiner Zeit dafür aufgewendet werden.
3. Einen Arbeitsplan erstellen
Ein Arbeitsplan ist ein umsetzbarer Entwurf, der auf deinem Plan basiert, einschließlich der Fälligkeitstermine und des Gesamtzeitrahmens für das Erreichen deiner Projektziele.
Selbstverständlich ist es normal, dass sich Aspekte im Laufe eines Projekts ändern (insbesondere bei großen Projekten). Dein Arbeitsplan kann nicht alles umfassen – und sollte dies auch nicht tun. Liste möglichst viele deiner Ziele, Strategien, Vorhaben und Taktiken auf und füge Termine für bestimmte Aufgaben hinzu, aber mache dir keine Gedanken, falls du später Anpassungen vornehmen musst. Projektmanagementsoftware kann nützlich sein, um einen besseren Überblick über Termine, Aufgaben und Aufträge zu behalten.
Wann solltest du einen Arbeitsplan verwenden?
Du kannst einen Arbeitsplan zu Beginn eines Projekts für strategische Planungszwecke verwenden, um den Umfang eines Projekts festzulegen und den Plan im Laufe des Projekts mit den tatsächlichen Daten zu aktualisieren. Setze regelmäßige Meetings fest, damit du den Plan durchgehen kannst. So kannst du sicherstellen, dass du im Zeitplan liegst und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Arbeitspläne sind besonders hilfreich, wenn du viele komplexe Projekte hast und verschiedene Stakeholder koordinieren oder mit funktionsübergreifenden Partnern zusammenarbeiten musst.
Aus welchen Komponenten besteht ein Arbeitsplan?
Die Komponenten eines Arbeitsplans sind: Ziele, Strategie, Taktik und zu erbringende Leistungen.
Wie schreibe ich einen Arbeitsplan?
Schreibe einen Arbeitsplan, indem du jede der oben erwähnten Komponenten für dein Projekt ermittelst, anschließend entsprechende Aufgaben erstellst, diese einer bestimmten Person zuweist (einschließlich Liefertermin) und dann für jeden Beteiligten deutlich definierte Zielvorgaben festlegst.
When to use a work plan?
You can use a work plan at the beginning of a project for strategic planning purposes, to scope the project, and continue to update the plan as the project progresses with actual data. Set a cadence of regular meetings so you can go over the plan, ensure you’re staying on track, and adjust as necessary. Work plans are especially helpful if you’re juggling many complex projects, managing multiple stakeholders, or working in tandem with cross-functional partners.
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Das Produktbaumpriorisierungs-Template
Ideal für:
Design, Desk Research, Product Management
Prune the Product Tree (auch bekannt als Product Tree Game oder Priorisierungsrahmen) ist ein visuelles Tool, das Produktmanagern hilft, Anfragen für Produktfunktionen zu organisieren und zu priorisieren. Der Baum stellt eine Produkt-Roadmap dar und hilft dem Team, darüber nachzudenken, wie das Produkt oder die Dienstleistung wachsen und gestaltet werden kann, indem das Feedback von Kunden und Stakeholdern spielerisch gesammelt wird. Ein typischer Produktbaum besteht aus vier symbolischen Elementen: dem Stamm, der die bestehenden Produktfunktionen darstellt, die dein Team gerade entwickelt; den Ästen, von denen jeder eine Produkt- oder Systemfunktion darstellt; den Wurzeln, die technische Anforderungen oder die Infrastruktur darstellen; und den Blättern, die neue Ideen für Produktfunktionen darstellen.
IT Roadmap Vorlage
Ideal für:
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
Eine IT-Roadmap unterstützt Teams bei der Dokumentation, welche IT-Lösungen das Unternehmen voranbringen können und wann, warum und wie sie eingeführt werden sollten. IT-Roadmaps, die auch als Technologie-Roadmaps bezeichnet werden, zeigen Teams, welche IT-Lösungen ihnen zur Verfügung, und legen den Schwerpunkt auf Verbesserungen, die eingeplant werden sollten. Sie verdeutlichen bestehende Lücken oder Überschneidungen für bereits eingeführte IT-Tools, aber auch für Software und Programme, die demnächst installiert werden. Aus der praktischen Perspektive gesehen sollten diese Roadmaps auch aufzeigen, in welche Art von Tools ein Unternehmen investieren sollte und wie sich neue Systeme und Prozesse am effektivsten einführen lassen.
Template für Marktsegmentierungsmatrizen
Ideal für:
Marketing, Strategische Planung, Produktmanagement
Erfolgreiches, überzeugendes Marketing beginnt und endet mit Kenntnissen über deine Zielgruppe: Wer sind deine (potenziellen) Kunden, wo sind sie und was wollen und erwarten sie? Eine Marktsegmentierung hilft dir dabei, die Zielgruppe auf einer tieferen Ebene zu verstehen. Dieses Business-Tool unterteilt deinen Zielmarkt in Untergruppen – auf der Grundlage von demografischen Faktoren, geografischen Aspekten, Bedürfnissen, Interessen, Psychografie oder Verhaltensmerkmalen. Diese Erkenntnisse und Daten kannst du dann nutzen, um bessere Produkt-, Vertriebs- und Marketingstrategien zu entwickeln und mit deinem Ansatz ins Schwarze zu treffen. Mit unserem Template kannst du eine Marktsegmentierungsmatrix einfach erstellen und ausfüllen.
Das Projektvorschlag-Template
Ideal für:
Projektmanagement, Dokumentation, Projektplanung
Für jede Art von Projekt kann die Vorlage für einen Projektvorschlag ein entscheidender Schritt sein, um den Kontext, die Ziele und den Umfang eines Projekts zu klären und die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten. In einem Projektvorschlag wird dargelegt, was du erreichen willst, welche Ziele du verfolgst und wie du sie zu erreichen gedenkst. Im Allgemeinen gibt ein Projektvorschlag dem Leser einen Überblick über das Projekt, erklärt, warum es wichtig ist, und listet die Maßnahmen auf, die du zur Durchführung des Projekts ergreifen wirst. Projektvorschläge haben unzählige Verwendungszwecke. Häufig verwenden Unternehmen Projektvorschläge, um die Zustimmung eines Geldgebers oder externen Interessenvertreters einzuholen. Viele Unternehmen erstellen aber auch Projektvorschläge für die interne Beteiligung.
Risk-Assessment-Template
Ideal für:
Leadership, Project Management, Decision Making
Eine Risk Assessment Matrix ist ein einfaches Konzept, mithilfe dessen du dein Projekt oder einen Produktentwicklungszyklus planen kannst. Dieses Framework ist auch als Probability and Severity Risk Matrix bekannt und hilft dir bei der Priorisierung projekt- oder produktbezogener Risiken basierend auf Wahrscheinlichkeit und potenzieller Auswirkung auf das Geschäft. Risiken können nach niedriger Wahrscheinlichkeit und Schweregrad (1, grün) bis zur höchstmöglichen Wahrscheinlichkeit (10, rot) eingestuft werden. Durch Einstufung jedes Risikos können du und dein Team Risiken priorisieren und die größten Bedrohungen mit einem starken Aktionsplan angehen. Durch das Rasterformat kannst du kontrollieren, wie viel Risiko du während des Projekts bereit bist einzugehen, indem du es visualisierst und qualifizierst.
Monatsplaner-Template
Ideal für:
Betrieb, Strategische Planung, Projektplanung
Um jede Aufgabe und jedes Ziel eines Monats zu erreichen, hilft es, das Gesamtbild im Blick zu behalten, also einen 30-Tage-Überblick zu haben. Deshalb sind Monatsplaner so praktisch, insbesondere für größere Projekte. Verwende unser Template, um eine visuelle Darstellung zu erstellen, mit der du jede Deadline und jede Aufgabe – sowohl für Einzelpersonen als auch für ganze Teams – einfacher verfolgen und zeitlich verteilen kannst. Du kannst deinen Planer sogar in vielfacher Hinsicht anpassen, mit Bildern, Videos und Haftnotizen.